Elektronické odevzdávání dotací – návod
Zde se můžete krok za krokem dozvědět, jak elektronicky odevzdat vyúčtování dotací.
1. Příprava souborů k odevzdání
Pro povinné elektronické odevzdávání dotací v roce 2022 je pevně stanovena skladba a formát odevzdávaných souborů.
Vyúčtování tvoří následující samostatné soubory. Pokud k danému dotačnímu titulu není některý z nich vyžadován (např. seznam účastníků atd.), do úložiště se nevkládá.
- Formuláře vyúčtování aktivity – všechny předepsané formuláře včetně Přehledu realizovaných nákladů s podpisem odpovědné osoby v jednom souboru, formát PDF. (Odkazy na formuláře najdete na rozcestníku dotací.)
- Seznam účastníků s podpisem odpovědné osoby, formát PDF (Vzor seznamu účastníků).
- Přehled realizovaných nákladů – je součástí formuláře vyúčtování aktivity, ale tento přehled je nutné odevzdat i ve formátu XLSX
- Faktury – všechny faktury v řazení podle přehledu realizovaných nákladů tak, aby vždy za fakturou následoval příslušný doklad o provedené úhradě – vše v jednom souboru, formát PDF
- Závazkové doklady (zpravidla náklady hrazené platební kartou nebo převodem na BÚ nakupujícího) – všechny doklady v řazení podle přehledu realizovaných nákladů tak, aby vždy za účetním dokladem nebo doklady (pokud bylo hrazeno více prvotních dokladů jednou úhradou) následoval příslušný doklad o provedené úhradě – vše v jednom souboru, formát PDF
- Pokladní výdajové doklady – všechny doklady v řazení podle přehledu realizovaných nákladů tak, aby vždy za účetním dokladem nebo doklady (pokud bylo hrazeno více prvotních dokladů jednou úhradou) následoval příslušný doklad o provedené úhradě (výdej z pokladny) – vše v jednom souboru, formát PDF
- Další přílohy povinné pro vyúčtování – hodnocení realizované aktivity, fotodokumentace apod. Pokud jsou ve vyúčtování vyžadovány, dodávají se pak odpovídajícím formátu, textové soubory ve formátu PDF, fotografie v JPG. Pokud je fotografií více, vložte je do archivu ZIP a ten následně nahrajte.
- Nájemní smlouvy pro dlouhodobé pronájmy kluboven (pokud nejsou uloženy v RISPu), formát PDF
- Hlavní kniha prokazující řádné zaúčtování nákladů realizované aktivity, formát PDF. Výstup z účetního systému je obsahově shodný s dodaným přehledem realizovaných nákladů.
- Hlavní kniha prokazující oddělenou evidenci dotace, formát PDF. U dotačních titulů poskytovaných přímo Pionýrem se předkládá současně s vyúčtováním. U dotačních titulů poskytovaných prostřednictvím KOP se odevzdává až po provedené kontrole a informaci o výši přidělené dotace ze strany KOP.
Je třeba dát pozor na to, aby byly veškeré kopie dokladů uloženy v čitelné kvalitě. Nečitelné nebo částečně nečitelné doklady nelze ve vyúčtování akceptovat.
Maximální velikost jednoho souboru je 75MB. Pro zmenšení PDF souborů (komprimace) či sloučení více PDF souborů do jednoho (např. naskenované doklady – viz výše) můžete použít některý zdarma dostupný on-line nástroj, například tools.pdf24.org .
Jakmile máte připravené soubory potřebné pro vyúčtování, je dalším krokem je nahrát do Úložiště dotací.
2. Nahrání souborů do Úložiště dotací
Soubory do úložiště mají oprávnění nahrávat statutární orgány a hospodáři pobočných spolků, dále pak předsedové KOP a hospodáři KOP pro územně příslušné pobočné spolky.
- Otevřete si Úložiště dotací (odkaz je dostupný také z rozcestníku dotací www.pionyr.cz/dotace/).
- Vlevo nahoře se přihlaste ke svému účtu tlačítkem Přihlásit.
- V Úložišti klikněte nejdříve na adresář s názvem vaší krajské organizace.
- Zde následně klikněte na adresář s názvem vaší pionýrské skupiny.
- Vyúčtování jednotlivých dotací pionýrské skupiny se umisťuje sem, do adresáře vaší skupiny. Ostatní pionýrské skupiny nemají do tohoto adresáře přístup.
- Pro nahrání dotace je třeba si vždy vytvořit samostatný podadresář pro každé samostatné vyúčtování dotované aktivity, kterou budete odevzdávat. Pro vytvoření adresáře použijte tlačítko “Nový adresář”:
- Následně zadejte do formuláře název adresáře podle toho, o jaký dotační titul se jedná. Nic dalšího není třeba upravovat, na konci stránky tak klikněte na tlačítko Uložit.
- Po uložení se zobrazí seznam adresářů a mezi nimi i ten, kterou jsem vytvořil/a před chvíli. Klikněte na ní.
- Pokud budete v rámci stejného dotačního titulu odevzdávat více aktivit (např. více krátkodobých akcí, máte více kluboven atd.), vytvořte si další podadresáře dle potřeby a řádně jej pojmenujte “Výlet na Petřín 1. 5. 2022”.
Pokud v rámci daného titulu budeme vyúčtovávat pouze jednu aktivitu (např. pořádáte jen jeden zimní tábor), vložte vyúčtování přímo do adresáře dotačního titulu (např. “Zimní tábory”). Příklad struktury podadresářů pionýrské skupiny:
Pionýrská skupina Bubáci/
├── Krátkodobé akce/
│ ├── Výprava 1.-3. 4. 2022/
│ ├── Velikonoční prázdniny 2022/
│ └── Výlet na Petřín 1. 5. 2022/
├── Zimní tábory/
├── Nájmy a přímé provozní náklady kluboven/
│ ├── První klubovna/
│ └── Druhá klubovna/
└── Výlety do přírody/
├── První výlet/
└── Druhý výlet/ - Následně použijte tlačítko Nový soubor, které je vedle tlačítka Nový adresář, a zobrazí se opět formulář.
- Do formuláře zadejte název souboru (na základě pokynu pro čerpání dotací, popsáno také v bodě 1 výše). Například tedy “Formuláře vyúčtování”, “Seznam účastníků”, “Přehled realizovaných nákladů” apod. Soubor přiložte kliknutím na tlačítko Přidat. Následně na konci stránky klikněte na tlačítko Uložit.
- Dále nahrajte všechny další soubory, potřebné pro vyúčtování dané aktivity.
3. Notifikace o odevzdání dotací
Jakmile jste nahráli vše potřebné pro vyúčtování dané dotace, musíte o tom dát vědět použitím notifikačního formuláře. Zde jen vyplníte údaje podle toho, za jaký pobočný spolek jste vyúčtování odevzdali a o který dotační titul se jedná.
Stále si nevíte rady? Zavolejte Matějovi na +420 777 870 486 nebo mu napište na matej@pionyr.cz. ?